ACTION

ステークホルダー分析

ステークホルダーを管理する事で、失敗する可能性があるプロジェクトを確実に成功させる事ができます。このワークショップはプロジェクトのステークホルダー特定を支援します。意思決定に大きな影響を与える、あるいは影響を受ける可能性のある全ての人に配慮する事ができます。プロジェクトに様々なレベルの意見や関心を持っている人を特定する事で、足並みを揃える事ができます。また、ステークホルダー分析を行う事で、重要な人物とのコミュニケーションを図り、彼らの期待に応えるための効果的な戦略を策定する事ができます。対面でもオンラインでも実施可能です(例:ホワイトボードもしくはデジタルホワイトボードを使用します)。

  • 所要時間

    30〜60分

  • 参加人数

    10〜40名

  • 提供レベル

  • 心理的安全性

    ミドルゾーン

  • 用意するもの

    対面の場合:ホワイトボードまたは紙、付箋、ペン、タイマー オンラインの場合:デジタルホワイトボード(Mural、Miro、Jamboard等)

進め方

  1. Step 1

    以下のようにパワーとインタレスト(関心)を示す2軸のマトリクスを作成します。

    (Y軸)パワー:ステークホルダーの影響力のレベルで、プロジェクトや他のステークホルダーにどれだけ指示や影響を与える事ができるかを示します。
    (X軸)関心:ステークホルダーがプロジェクトによって影響を受ける度合いを示します。

    拡大画像はこちら(https://hij-toolbox.tds-g.biz/wp-content/uploads/stakeholder-analysis-1.png
  2. Step 2

      以下の質問に答えて、ステークホルダー・グループのリストを作成します。

    1. このプロジェクトで影響を受けるのは誰か?
    2. 誰がこのプロジェクトの影響を受けるか?
    3. 誰がプロジェクトの決定権を持っているか?
    4. プロジェクトをサポート、または妨害できるのは誰か?
    5. 以前このようなプロジェクトに関わった事があるのは誰か?
      ステークホルダーの例
    1. クライアント
    2. リーダー
    3. 株主
    4. 学生/参加者
    5. 政治家
    6. コミュニティ
    7. 管理職
    8. パートナー
    9. 業界団体
    10. 同僚
    11. サプライヤー
    12. メディア
    13. 利益団体
    14. 顧客
    15. アナリスト
    16. 公共機関
    17. 見込み客
    18. 貢献者
    19. アドバイザー

    Step 3

      ステークホルダーの相対的なパワーと関心に基づいて、グリッド上に1人ずつ、リストに優先順位付けします。

    1. [高]パワー、[高]インタレスト(密接に関与する):完全に巻き込み、満足させるように努力しましょう。
    2. [高]パワー、[低]インタレスト(満足させ続ける):惹きつける努力は必要ですが、情報量が多すぎて相手が引いてしまわないように注意しましょう。
    3. [低]パワー、[高]インタレスト(情報提供をし続ける):十分な情報を提供し、重要な問題が発生していないかどうかを確認するために、コミュニケーションをとってください。このカテゴリーの人たちは、詳細な情報を得るためにあなたをサポートしてくれる非常に有益な存在です。
    4. [低]パワー、[低]インタレスト(監視する)このような人たちは監視しつつ、過剰なコミュニケーションによって離脱させないように注意しましょう。

    5. 例:
      株主は、プロジェクトに対して高い権力と影響力を持ち、高い関心を持っている可能性があります。一方で、同僚は高い関心を持っているかもしれませんが、プロジェクトに対するパワーはありません。

    Step 4

      特定の、または各ステークホルダーにおける具体的な戦略を話し合いましょう。

    1. 誰が、いつ、何を通知する必要があるか。
    2. 誰が、いつ、何について相談する必要があるか。
    3. 各ステークホルダーを巻き込む責任は誰にあるか。
    4. 彼らにとって1番のモチベーションは何か。
    5. 結果に対して、彼らはどのような金銭的、または感情的な関心を持っているか。それはポジティブなものかネガティブなものか。
    6. あなたの仕事に対する現在の彼らの意見は何か。 それは良い情報に基づいているか。
    7. 誰が彼らの意見に影響を与え、誰があなたの意見に影響を与えるか。その影響力のある人たちは、実は重要なステークホルダーなのか?
    8. どうすれば彼らはあなたのプロジェクトをサポートしてくれるか。
    9. 反対された場合、どのように対処するか。

    10. ステークホルダーを3色に色分けしてまとめます。
      擁護者・支持者は緑、批判者は赤、中立的なステークホルダーは黄色です。

      拡大画像はこちら(https://hij-toolbox.tds-g.biz/wp-content/uploads/stakeholder-analysis-2b.png
      この画像を見ると、プロジェクトの利点について、SimpsonとMossを説得するためにより多くの努力が必要である事がわかります。一方でOlsson、Ali、Adebayoは強力なサポーターとして関与する必要があります。

      提供のヒント:
      新しいプロジェクト、役割、アイデアのために「ステークホルダー分析」を作成しましょう。自分がステークホルダーと効果的にコミュニケーションをとっているかどうかを考えます。支持者から最大限の支持を得るためにできる事は何か、批判者や妨害者に勝つためにはどうすれば良いかを明らかにします。

*参考:stakeholder analysis framework – from Hovland (2005) 日本語訳:Hyper Island Japan Team

ACTION

プロジェクトの中間評価

現在進行中のプロジェクトを評価し、チームがより効果的に連携するために調整が必要かどうかを確認するものです。チームは、フレームワークに沿って議論を進めていき、プロセスに役立っているもの、妨げになっているものに焦点を当て、改善のためのアクションステップを作成します。

  • 所要時間

    30〜60分

  • 参加人数

    2〜10名

  • 提供レベル

  • 心理的安全性

    ミドルゾーン

  • 用意するもの

    付箋、ペンまたはマーカー、フリップチャート、紙まはたバーチャルホワイトボード

進め方

  1. Step 1

    フリップチャート、ホワイトボードまたはバーチャルホワイトボードの周りにチームを集め、それぞれにペンと付箋を渡します。オンラインの場合は、全員がバーチャル付箋にアイデアを書き込めるようにしましょう。

    提供のヒント:
    10人以上のグループの場合は小グループに分けて行い、最後に全体で話し合いましょう。

  2. Step 2

    フリップチャート、ホワイトボードまたはバーチャルホワイトボードに、次のいずれかの画像を作成しましょう。どれも効果的ですが結果は若干異なります。
    1. 帆と錨のあるボート。帆はプロジェクトを前進させるものを、錨はプロジェクトを妨げているものを表しています。

    2. 「スタート、ストップ、続行、多く、少なく」という5つのパートに分けられた車輪。

    3. 「怒り(怒った顔)、悲しみ(悲しい顔)、喜び(嬉しい顔)」という3つの欄。
  3. Step 3

    各カテゴリーの言葉を書いた付箋を、フリップチャート、ホワイトボードまたはバーチャルホワイトボードに追加してもらいます。この作業はチームの各個人が喋らずに行います。必要に応じますが、作業時間は5~10分あれば十分です。
  4. Step 4

    次に、それぞれのカテゴリーの付箋を整理します。重複やパターンを整理しましょう。
  5. Step 5

    付箋を整理したら、チームで何が浮かび上がってきたかを議論します。

    驚いた事はありますか? 共通点は何ですか? 過去に同じような事はありませんでしたか?これについてどう感じていますか?

    15~20分程ディスカッションを行い、議論の焦点を絞ります。一般論に走ったり、チームメンバーがお互いを非難したりしないようにしましょう。

    これまでのプロセスについて効果的かつ効率的に議論する事が目標です。
  6. Step 6

    議論が一段落したら、チームでアクションを定義します。アクションは必ず書き出して文書化し、チームと関連するステークホルダーの間で共有し、アクションを完了するための期限を設定します。

*Chris Argyris: theories of action, double-loop learning and organizational learning, Mark K.Smith,2013(https://infed.org/chris-argyris-theories-of-action-double-loop-learning-and-organizational-learning/ ) より着想を得る 日本語訳:Hyper Island Japan Team

ACTION

熱気球

ワークショップのキックオフ時に最適なツールです。シンプルで構造化されたプロセスの中で、強み、弱み、外部要因、ステークホルダー、目標を特定する事を目的とした、比喩的な手法です。
退屈なマトリクスに頼るのではなく、想像力を活用して典型的な思考パターン外で考えられる事が魅力的なポイントです。参加者全員を集め、プロセスの中で段階的に意見を集めていくだけです。

  • 所要時間

    30〜60分

  • 参加人数

    2〜10名

  • 提供レベル

  • 心理的安全性

    ミドルゾーン

  • 用意するもの

    ホワイトボードもしくはフリップチャート、ペン、付箋

進め方

  1. Step 1

    風は脅威であれ機会であれ、熱気球のコースに影響を与える可能性のある全ての外部要因です。一般的に、私たちがコントロールできない法律、社会、技術の変化を含みます。
  2. Step 2

    重り
    重り・錘は私たちが直面している内部的な課題や、足を引っ張っている弱点の事です。
  3. Step 3

    熱気
    一方で、熱気とは組織や製品など、競争上の優位性をもたらすコントロール可能なあらゆる強みの事です。
  4. Step 4

    乗客
    熱気球の方向性、つまりプロジェクトに影響を与える社内の全てのステークホルダーです。
  5. Step 5

    オブザーバー
    私たちが提供しようとしている製品やサービスのターゲットオーディエンスやユーザー、そして私たちに関心を持つ外部ステークホルダーの事です。
  6. Step 6

    楽園
    5年から10年のタイムフレームで目指している理想のゴールや到達点です。
    私たちが想像する未来はどのようなものでしょうか?
  7. Step 7

    イメージ図(https://knowledge.hyperisland.com/hubfs/Toolbox%20Images/hot%20air%20balloon.png

    これらは、熱気球の方向性であり、楽園に向けて私たちが取るべきステップです。目的地にたどり着くために、今日、私たちが意識してできる全ての事です。

    提供のヒント:
    タイムキーパーに1ステップあたり約7分で時間を止めてもらい、やり方を説明してもらいましょう。参加者に付箋とペンを持ってホワイトボードの前に立ってもらい、意見を集めます。誰かが付箋を持っていたら、ホワイトボードの前に立ってグループに簡単に共有してください。会話が長くならないように注意して、参加者全員から多くの意見を集めるようにしてください。
  8. *Former student Thales Macedo from Hyper Island (IAD16) and co-founder of Serious Business (https://serious.business) 日本語訳:Hyper Island Japan Team

ACTION

プロジェクトのまとめ

このセッションはプロジェクトで得た学びと改善点をチームメンバー間で共有し、集約するものです。まず、プロジェクトの良かった点・悪かった点を抽出し、それをもとに学んだ事についてディスカッションを行います。今後のプロジェクトに活かすべき行動を明確にし、改善するためにフィードバックを与えたり受け取ったりしてお互いをサポートします。

  • 所要時間

    60〜240分

  • 参加人数

    2〜40名以上

  • 提供レベル

  • 心理的安全性

    ミドルゾーン

  • 用意するもの

    カラーペンまたはマーカー、フリップチャートまたはA3の紙、フリップチャートまたは壁、付箋(任意)

進め方

  1. Step 1

    まず、チームメンバーがセッションに慣れるように、チェックイン(https://toolbox.hyperisland.com/check-in-check-out)から始めましょう。
    このようなリフレクションでは、その場に集中する事が大切であると強調しましょう。
    このセッションのポイントはプロジェクトに区切りをつけ、できるだけ多くの学びを得る事であると説明します。導入部分や構成に、IDOARRT(https://toolbox2.tds-g.biz/tool/idoarrt-meeting-design/)の使用を検討しても良いでしょう。

    提供のヒント:
    その他、適切と思われるフィードバックを促したり、メソッドの活用を検討しましょう。効果的だと思われるタイミングでセッションを中断し、グループ全体でディスカッションを行う事も良いでしょう。そうすることで、参加者は自分の喜びや悲しみ、恐れや不安が他の人にも共有されていると気がつく事ができます。
  2. Step 2

    プロジェクトの経過を表すタイムラインを書いた大きな紙を壁に貼ってください。
    上半分には笑顔、下半分には泣き顔のラベルを貼っておきます。これがプロジェクトの「感情グラフ」になります。
    チームメンバー全員に、プロジェクトでの体験を曲線で描いてもらいます。
  3. Step 3

    次に、プロジェクトの最高潮を表す言葉やイメージを書き入れましょう。
    なぜ最高潮に達したのか、何が起きたのか、何がきっかけだったのか、成功要因は何だったのか、そこから何を学んだのかを考えてください。10分程度を目安にしてください。
  4. Step 4

    同様に、最低点についてその時点を表す言葉やイメージを書き入れましょう。
    何が起こったのか、何が最低点に繋がったのか、自分自身について何を学んだのか、自分の反応や行動について考えてもらいます。10分程度を目安にしてください。
  5. Step 5

    次に、付箋または同じ紙に、プロジェクト期間中に最も成長した事を3つ挙げてもらいます。「人としてどのように成長したか?」という観点で、10分程度を目安に考える時間を与えてください。

    各メンバーに3~5分間、楽しかった事、つらかった事、成長した点などについて、自分の経験について話してもらいましょう。発表の間、他のメンバーがコーチング的な質問をする事もありますが、ディスカッションになってはいけません。
  6. Step 6

    最後に、自分が参加する次のプロジェクトへの期待と行動について、メンバーに考えてもらいます。何を達成したいのか?何を学びたいのか?成功させるためにはどのように行動すべきか?10分程度を目安に考える時間を与えてください。
  7. Step 7

    最後の体験共有として、お互いにフィードバックを行いましょう。なぜ効果的なフィードバック
    https://toolbox2.tds-g.biz/tool/principles-of-effective-feedback/)に取り組む事が重要なのかを説明し、議論します。

    チームメンバー全員がフィードバックを与え、受け取りましょう。ツールボックスにある方法の中から、このグループに適したものを選んでください。この段階で役に立つフィードバックは下記です。
    1. 私が感謝している事は…..
    2. もっと見たいと思うのは…..
    さらに深堀りしたい場合は、次のようなプロセスを試す事ができます。

    ープロジェクト全体に関する事

      (参加者自ら発言をする場合)
    1. 改善すべき点/次回は異なる方法でやるとしたら…
    2. 上手くいった事…
      (チームが特定の参加者に向けて、同じ項目についてフィードバックをする)
    1. あなたが改善できる事、違うやり方が良かったのではないかと思う事
    2. あなたがよくやったと思う事
    チームに感謝する
    フィードバックは、状況に対する自分の認識が、フィードバックをした人の認識と異なる事が多いため、説明や弁護をする必要性を引き起こす事があります。

    コミュニケーションをオープンにし、継続的なフィードバックを促すためには、与えられたフィードバックを傾聴する事が重要です。たとえ内容に不快に感じたとしても、フィードバックを歓迎している事を示しましょう。相手との繋がりを保ち、相手の言葉を理解しようと努めましょう。

    フィードバックを受け取ってから振り返る時間がある場合、意見の相違を解消するために対話を行う事ができます。

      他のフィードバックプロセスをご紹介します。
    1. Start, Stop, Continue(https://toolbox.hyperisland.com/feedback-start-stop-continue
    2. Feedback: Appreciation Mingle(https://toolbox.hyperisland.com/appreciation-mingle
  8. Step 8

    全員がフィードバックを終えたら、チェックアウト(https://toolbox.hyperisland.com/check-in-check-out)をしてセッションを終了します。チームメンバーに、このセッションでの発言や意見をもとに、新しいチームで活かしたい事をもう1度述べてもらいます。
  9. Step 9

    おつかれさまでした!
    共にプロジェクトを完了した事や学んだ事を祝うために、元気が出るような方法を考えてみましょう。
    ハイタッチや即興のダンスなど、簡単なもので構いません。バーチャルな環境であっても構いません。

    プロジェクトの完了を祝う時間を設ける事で、精神的にも肉体的にもそのプロジェクトを締めくくる事ができ、次のプロジェクトへのモチベーションにも繋がります。

*テキスト作成:Hyper Island 日本語訳:Hyper Island Japan Team

ACTION

アクションプラン

このワークショップは、参加者が自分の目標を定義し、達成することを目的としています。参加者が数年後の自分の姿を思い描き、そこに至るまでのステップを明確にすることで、自分がとるべき行動をより明確にイメージできるようになります。

  • 所要時間

    60〜240分

  • 参加人数

    2〜40名以上

  • 提供レベル

  • 心理的安全性

    ミドルゾーン

  • 用意するもの

    付箋、フリップチャート、ペン

進め方

  1. Step 1

    2人1組になり、矢印が大きく描かれたフリップチャートを持ってもらいます。事前に用意しておくか、参加者自身に描いてもらいましょう。

    次に、このセッションの目的が参加者が未来のビジョンを描き、それに向かってどのように進むか、具体的な行動を設定することであると説明をします。

    ペア同士でお互いにインタビューします。最初の人AはBの人にインタビューし、すべてのステップを終えたら、交代します。
  2. Step 2

    参加者全員、目を閉じ1年後の自分の生活をイメージしてもらいます。(厳密に1年ということではなく、任意の期間で未来を想像してみてください。)

    自分の未来像をイメージするために、以下のような質問をしましょう。
    ・あなたは誰と一緒ですか? あなたの周りには誰がいますか?
    ・誇りに思っていることは何ですか?
    ・何に取り組んでいますか?
    ・あなたは1日をどう過ごしますか?
    ・自由な時間をどのように過ごしますか? 等

    これらの質問を、相手や状況に合わせて調整します。

    未来像を想像した後、全員にそのビジョンを矢印の1番に描いてもらいましょう。
    このように描くことで細部にこだわりすぎず、ビジョンを具体化していきます。

    ビジョンを描いた後、AさんはBさんへのインタビューを開始します。
  3. Step 3

    AさんがBさんにインタビューをします。

    インタビュアーは相手に、想像したビジョンを実現するために必要不可欠な要素を想像するように伝えます。
    答える側はビジョンから現在まで時間を遡る必要があります。例えば、「非常に良いメンタリングを受けた」「定期的筋トレを始めた」「会計士を雇った」「失敗する恐怖に直面した」など、ビジョン達成のためにプラスの効果をもたらしたものが考えられます。

    インタビュアーは重要な要素を付箋に書き出し、相手のフリップチャート上にある2番に貼ります。
  4. Step 4

    次に、インタビュアーは「自分が失敗しそうになった時に存在した、3つの障害を挙げてください」と相手に質問します。
    ここで挙げられる要因は、ビジョンを実現できずに諦めかけたものです。例えば、「寝坊して遅刻することが多々あった」「仕事を辞めて新しいことを始める勇気がなかった」「好きな人に気持ちを伝えなかった」などが考えられます。
    同様に、インタビュアーは重要な要素を付箋に書き、今度は3番に貼ります。
    インタビュアーは、3つの阻害要因について質問を続けますが、「毎朝友人に電話で起こしてもらった」「新しい技術を習得し、それが新しい夢の仕事に繋がった」など、相手がそれらを克服するために何をしたかに焦点を移しましょう。
    インタビュアーは上記のような解決策を付箋に書き、貼った阻害要因の付箋に貼り付けます。
  5. Step 5

    最後に、インタビュアーはビジョンに向けてすでに実行した事を聞きます。例えば、「このコースに登録しました」「この新しいスキルのトレーニングを開始しました」などが挙がってくるかもしれません。

    点線は現在を表します。インタビュアーは実行したことを付箋に書き、4番に貼りましょう。

    ここまで終了したら、次はBさんがAさんへ同様のことを質問します。
  6. Step 6

    参加者全員の矢印が、ビジョンを達成するためのアクションプランのタスクを表す付箋でいっぱいになりました。期間が3ヶ月であろうと3年であろうと、矢印はそこに到達するための現実的な道を表しています。

    この矢印を目につくところに貼り、そこから常にインスピレーションを得るように参加者へ促しましょう。

    セッションの最後にチェックアウトを行い、各参加者がビジョンに向けて取るべき次の行動を共有しましょう。

*テキスト作成:Hyper Island Inspired by:Visual Leaders, David Sibbet(https://books.google.se/books?id=QU0qBd69JiQC&pg=PT232&lpg=PT232&dq=David%20Sibbet%20%22action%20arrow%22&source=bl&ots=G97sfgQKIA&sig=7AxxFWczV6Oxb_JrBf_ufcNEgak&hl=en&sa=X&ei=kCUVVbXSLImiygP7o4LgBg&ved=0CCAQ6AEwAA#v=onepage&q=David%20Sibbet%20%22action%20arrow%22&f=false) 日本語訳:Hyper Island Japan Team

ACTION

3つのアクションステップ

グループや個人が望ましい変化に向けて行動を起こすための戦略立案セッションです。ワークショップやプログラムの最後に行われることが多いです。
グループで話し合い、ビジョンに同意した後、そのビジョンに向けてのアクションステップを作成します。また、グループに影響を与える有益/有害な要因を議論することで、課題の範囲を定義します
ぜひ下記の方法で1年を振り返りましょう。1年の終わりに、翌年はどんな年になるだろうか?と思いを巡らすことは、みなさんも経験があると思います。前もって計画し目標を持つことは素晴らしいことですが、何がうまくいっていないか、何がうまくいっているか、そして何を改善することができるかなど、振り返ることから様々な学びを得ることができます。

  • 所要時間

    120〜240分

  • 参加人数

    2〜40名以上

  • 提供レベル

  • 心理的安全性

    ミドルゾーン

  • 用意するもの

    カラーペンまたはマーカー、A3の紙

進め方

  1. Step 1

    まず始めに、グループや個人が近い将来のビジョンを設定し、それに到達するためのアクションステップを議論して定義するという、このセッションの目的を説明します。

    ノートまたは紙とペンを持って楽に座り、次のようなことをグループに言いましょう。

    目を閉じて、今から6ヶ月後を想像してみてください。あなたが目標としていたことをすべて達成したと想像してください。半年間に作ったもの、やったことを考えてみてください。仕事はどうですか?人間関係はどうですか?何があなたを幸せにしてくれていますか?

    参加者にペンと紙を渡します。紙の右側に未来のビジョンを描きます。
    このビジョンを構成するテーマを4〜5つに絞り、文字は少なめにしてください。絵や写真は好きなだけ使って構いません。

    グループで実施する場合は、ビジョンについて話し合い、グループのビジョンを定めます。
  2. Step 2

    紙の上部に、ビジョンを実現するために役立つ要素を5つ以上書いてもらいます。
    例えば、人、機会、技術、状況などです。

    グループで実施している場合は、次の段階に進む前にこれらの要素について話し合い、同意を得てください。
  3. Step 3

    紙の下部には、ビジョンの実現をサポートする要素を5つ以上書いてもらいます。
    この場合も同様に、人、機会、技術、状況などが考えられます。

    グループで実施している場合は、ここでも次の段階に進む前に、これらの要素について話し合い、同意を得る必要があります。
  4. Step 4

    ここからはアクションステップを定義していきます。
    紙の左側から右側へ向かって3つの箱を描いてもらいます。これがビジョンに到達するために必要な3つの大きなステップになります。

    個人の場合は、ペアになりステップについて話し合います。
    グループの場合は、これまでと同じようにステップについて話し合ってもらいます。

    それぞれの箱には、簡潔かつ自分や他者に明確に提示できる粒度でステップを書きます。
  5. Step 5

    セッションの最後に、全員にビジョンと1つのアクションステップ(もしくは3つ全て)を述べてもらうため、以下の質問をします。
    仕事に戻ったら、まず何を行いますか?

*出典元不明 日本語訳:Hyper Island Japan Team

ACTION

プロジェクトの出発点

このセッションは個人またはチームがプロジェクトのしくみ、方向性、最初のステップを定義するために行います。個人またはチームは以下の質問に取り組み、その答えを共有と編集が可能なツールで文書化し、全員に共有します。プロジェクトとともに発展する「生きた」文書として活用したり、スタート地点の記録として残すことで役立てます。

  • 所要時間

    30〜120分

  • 参加人数

    2〜10名

  • 提供レベル

  • 心理的安全性

    セーフゾーン

  • 用意するもの

    筆記用具、紙またはノート、文書化用のパソコン

進め方

  1. Step 1

    プロジェクトメンバー全員で簡単なチェックインを行い、全員が心理的にも物理的にも準備ができていることを確認します。

    次に、今後のプロジェクトのために明確なしくみと方向性を生み出すことを目的とした短いセッションであることをメンバーに説明し、迅速かつ集中的に実施していきます。
    8個の質問を用意し、グループで話し合い、その答えを紙に書き出した後、デジタル文書に変換して共有します。

    エネルギーとスピードを維持するため、着席ではなくホワイトボードやフリップチャートを囲んで立ちながら実施するのが良いでしょう。
  2. Step 2

    近くの壁やテーブルに「停留所(https://toolbox2.tds-g.biz/tool/parking-lot/)」を作ります。これは集中力を維持するためのものだと説明し、現在取り組んでいる課題に直接関係ない質問などを「停留」するために使用します。
    停留した内容はセッション後に話し合ったり、途中でQ&Aセッションを設けるなどして活用します。
  3. Step 3

    セッション全体に必要な時間(終了時間)を決め、8個の質問に対し均等に分配します。
    例えば、90分のセッションであれば1つの質問に11分を割り当てます。

    ファシリテーターの役割は、議論に焦点を当て目的を達成することです。書記とタイムキーパーの役割を担うことも良いでしょう。もちろん、参加者にこれらの役割を割り当てることもできます。

  4. Step 4

    以下の質問を書いて(または印刷したものを貼って)ください。決められた時間に沿って、順番に進めていきます。

    目的
    このプロジェクトの全体的な目的は何ですか?(一文で表現してください。)

    望ましい結果
    プロジェクト終了時に達成すべき具体的な成果は何ですか?(箇条書きで2~4個を目安にしてください。)

    ターゲットと提供価値
    誰のためにプロジェクトを行いますか?その人たちにどんな価値を提供しますか?(箇条書きで3個以内を目安にしてください。)

    役割
    誰が、何を担当しますか?
    推奨される役割は以下の通りです。
    ・リーダー:プロジェクトをリードする人、またはプロジェクトオーナー
    ・ウィングマン:リードを日常的にサポートする人
    ・コア:プロジェクトに取り組む主要メンバー
    ・アドバイザリー:チームが意見やフィードバックを求めに行く人
    ・ディシジョン:プロジェクトを承認する責任を持つ人(責任者またはマネージャー)

    マイルストーンと予算
    いつまでに何をする必要がありますか?予算はどのくらいありますか?(大まかなレベルで箇条書きにします。)

    方法
    チームの協力方法、コミュニケーション方法、タスクの分割、どのように意思決定にアプローチするのか…等。
    (5つほどのガイドラインを定義し、それぞれに短い説明をつけてみてください。)

    成功・失敗の基準
    何をもって成功と判断しますか?失敗とはどのようなものですか?(それぞれについて4~5個の箇条書きを目安にしてください。)

    関連性
    どのようなプロジェクトがこのプロジェクトに繋がっていますか?考慮しなければならない他の文書やデータソースはありますか?(関連性を持つ必要書類があれば、ハイパーリンクを用いてリストアップしてください。)
  5. Step 5

    それぞれの質問に答えて文書化したら、これらの情報をデジタル文書にまとめ、チームに共有する担当者を決めましょう。
    また、セッションを終了する前に、プロジェクトリーダーは他に明確にしておくべきポイントがないかを全員に確認しましょう。

  6. Step 6

    最後に「終わりの質問(https://toolbox2.tds-g.biz/tool/check-in-check-out-questions/)」を行い、各メンバーがこのプロジェクトに関連した次に起こす行動を尋ねます。

*Dawn Hoenieによって作成されました。日本語訳:Hyper Island Japan Team

ACTION

IDOARRT式会議デザイン

IDOARRT式会議デザインは、会議やワークショップの最初に明確な目的・構造・目標を設定し、参加者と共有するフレームワークです。
全参加者が会議やワークショップの全側面を理解することを目的としており、参加者の心理的安全性を確保するために役立ちます。
IDOARRTは、Intention(意図)、Desired Outcome(望まれる結果)、Agenda(アジェンダ・議題)、Roles(役割)、 Rules(ルール)、Time(時間)の略です。

  • 所要時間

    5〜30分

  • 参加人数

    2〜40名以上

  • 提供レベル

  • 心理的安全性

    セーフゾーン

  • 用意するもの

    フリップチャートまたはオンライン資料(記述できる場所やスライド)

進め方

  1. Step 1

    会議やワークショップを実施する前に、IDOARRTを記載したフリップチャートまたはオンライン資料を作成してください。
    意図(Intention)
    この会議の意図や目的は何ですか?なぜそれを設定するのですか?
    望まれる結果(Desired Outcome)
    会議終了時に達成すべき具体的な成果は何ですか?
    議題(Agenda)
    望まれる結果に向かって進むために、どのような活動をどのような順序で進めるべきですか?
    役割(Roles)
    会議を円滑に進めるために、どのような役割・責任が必要ですか?誰がファシリテーションを行い、誰が参加者でしょうか?誰がドキュメント化を行い、誰がタイムキーパーをしますか?参加者に何を期待しますか?
    ルール(Rules)
    会議中にどのようなガイドラインを設けますか?これは、参加者の背景・規範に基づいて設定される場合があります。PCまたは携帯の使用ルール、実施場所の使用ルールなどが含まれるかもしれません。 Step 2を行うタイミングで、参加者に追加できるルールがないか考えてもらい、主体性(自分ごとである)を認識させてください。
    時間(Time)
    会議時間は休憩を含めてどれぐらいでしょうか?会議の終了予定は?
  2. Step 2

    会議を始めるタイミングで、参加者へ準備しておいたIDOARRTを説明します。
    参加者からの質問を受けたり、変更すべき点がないか確認します。グループがすべての項目に合意したら、会議を開始します。
  3. 提供のヒント:
    オンラインセッション場合は、ご自身でテンプレートを作成するか、Hyper Island/Miroテンプレート使用をお勧めします。
    1. Miroを使ったオンラインテンプレート(https://miro.com/miroverse/idoarrt-lead-effective-meetings/)
    2. 動画による解説 (https://youtu.be/Utjiw6CZcEY)。

*日本語訳:Hyper Island Japan Team

ACTION

停留所

これは、会議やワークショップの集中力を維持するため使用される、古典的な方法です。
議論を進めるうちに、重要ではあるが論点とは完全に一致していない質問が出ることがあります。
これらの質問や問題は、後に議論できるように、フリップチャート上に書きとめ、「停留」させておきます。
こうすることで、重要な質問が置き去りにされることなく、会議やワークショップに集中できるようになります。

  • 所要時間

    5〜30分

  • 参加人数

    2〜40名

  • 提供レベル

  • 心理的安全性

    セーフゾーン

  • 用意するもの

    複数色のペンまたはマーカー、フリップチャート、マスキングテープまたはセロハンテープ、付箋

進め方

  1. Step 1

    会議やワークショップの開始時に、参加者へ「停留所」を活用するように促しましょう。
    フリップチャートの紙の上部に大きく「P(パーキングロット=停留所の頭文字)」と書き、参加者から見える位置にテープで貼り付けます。テーマやセッションに直接関係のない指摘や、質問がある場合には、それらを付箋に書き、フリップチャートに貼り付けるように指示します。
  2. Step 2

    ミーティングまたはワークショップ全体を通して停留所を活用してください。

  3. Step 3

    ミーティングまたはワークショップが終了したら、停留所を確認し、参加者で議論する時間を確保してください。
    停留所に貼られていない質問を持っていないか、参加者へ確認をしてください。

*日本語訳:Hyper Island Japan Team

ACTION

厄介な参加者

気難しかったり、扱いに困るような参加者がいた場合、どのように対処するべきでしょうか? このテクニックはインタラクティブなセッションを阻害する参加者への対応方法のヒントです。 ミーティングを牽引しながら、厄介な参加者に対応するのは、負担に感じることがあるかもしれませんが、ファシリテーター、トレーナー、教師、コーチなど、対話型のセッションを実施するすべての人にとって、実践的で役立つテクニックです。

  • 所要時間

    5〜30分

  • 参加人数

    2〜10名

  • 提供レベル

  • 心理的安全性

    セーフゾーン

  • 用意するもの

    ・「厄介な参加者」用の封筒4枚。ステップの最後にあるリストから、参加者のカテゴリーを4つ選びます。封筒の表側に、それぞれのカテゴリーを記入します。 ・ガイドラインカード:各チームに3枚の白紙またはインデックスカード ・ストップウォッチまたはタイマー

進め方

  1. 概要

    参加者はチームに分かれて、厄介な行動に対するガイドラインについてブレーンストーミングし、そのガイドラインをカードに記録し、カードを封筒の中に入れます。
    チームは封筒を交換し、他のタイプの厄介な行動に対処するためのガイドラインカードを作成します。評価ラウンドでは、他のチームが作成したガイドラインカードを確認し、上位5つのガイドラインを決定します。

    目標
    インタラクティブな演習に参加している人々を、様々なタイプの妨害行為から守ること。


    Step 1

    参加者への説明
    参加者に、自分が過去に行った、あるいは参加したワークショップやセッションを思い出してもらう。次に活動を妨害する様々なタイプの参加者を思い出してもらう。さらに様々なタイプの混乱を起こした参加者に対処する方法について、ブレインストーミングを行うことを伝えます。

  2. Step 2

    参加者の編成
    参加者を7人以下の4チームに分けます。各チームの人数がほぼ同じになるように調整してください。 封筒を交換しやすいように、各チームを円状に配置すると良いでしょう。

  3. Step 3

    備品を配布する
    各チームに「厄介な参加者用の封筒」を1枚ずつ渡します。また、各チームに3枚の白紙またはインデックスカードを渡します。

  4. Step 4

    第1ラウンドの実施
    参加者に、封筒の表に記載されている厄介な参加者のカテゴリーに関連する行動にどのように対処するべきか、ガイドラインを考えてもらいます。これらのガイドラインを短い文章にして、紙やインデックスカードに書くように伝えましょう。制限時間は3分であることを伝え、チームが迅速に作業するように促します。作成したガイドラインカードは後ほど、数と質の両方の観点から、評価されることを説明しましょう。

  5. Step 5

    第1ラウンドを終了する
    3分経過後、終了を告げます。各チームは、ガイドラインカード(厄介な参加者への対処法が書かれた紙)を封筒の中に入れ、封を切らずに次のチームへ渡すように説明します。受け取った封筒は、まだ開けないように伝えます。

  6. Step 6

    第2ラウンドの実施
    受け取った封筒の表に記載されている厄介な参加者のカテゴリーについて考えるように指示します。ただし、中に入っているガイドラインカードは見ないように伝えます。前の手順を繰り返し、このカテゴリーの参加者への対処法を(新しいガイドラインカードに)作成するように伝えます。
    3分後に終了し、ガイドラインカードを封筒の中に入れて次のチームに渡すように指示します。

  7. Step 7

    第3ラウンドの実施
    同じ手順で、もう1ラウンド実施します。

  8. Step 8

    評価ラウンドの実施
    封筒の中のガイドラインカードを評価します。チームはガイドラインカードをすべて確認し、比較していきます。そして3分以内に、全カードから上位5つのガイドラインを選びます。

  9. Step 9

    結果発表
    各チームごとに封筒の表に記載されている厄介な参加者のカテゴリーと選択したガイドラインの上位5つを発表してもらいましょう。また、どのような基準で選んだのかを説明してもらいます。

  10. Step 10

    議論
    全てのチームが発表した後、ガイドラインのパターン等について、短いディスカッションを行います。異なるタイプの厄介な参加者への対処法に共通点はありますか?適切なガイドラインを考えるのが最も難しいのは、どのカテゴリーの厄介な参加者でしょうか?

    提供のヒント:
    時間の調整
    全体の時間が足りない場合は、各ラウンドの時間を2分とするなど、調整を行ってください。
    ガイドラインを作成するラウンドの回数を減らしたり、評価ラウンド自体をなくしても構いません。


    参加者が少ない場合
    チームではなく、個人で実施しましょう。3人の参加者がいれば実施できます。
    その場合、2種類の封筒を作成して、2回ラウンドを行います。

    厄介な参加者のカテゴリー
    (以下のリストから4つを選び、それぞれのカテゴリーを封筒の表側に記入してください。)

    ・威圧的で発言の多い参加者。
    ・口数が少なく、消極的な参加者。
    ・注意散漫で多動的な参加者。
    ・自分がすべてを知っているかのように振る舞う、斜に構えた参加者。
    ・事前準備不足の参加者。
    ・対話や議論を時間の無駄と考えるせっかちな参加者。
    ・脇道にそれてしまう参加者。
    ・遅刻や早退をするスケジュール無視の参加者。
    ・常に注目を浴びようとする目立ちたがりな参加者。
    ・メールをチェックしたり、メッセージを送信したりするマルチタスクな参加者。
    ・主体性が無く、セッションへの参加を強制されたお客様のような態度の参加者。
    ・ファシリテーターや他の参加者に反発したり楯突く参加者。
    ・侮辱、軽蔑、無礼な発言をする無神経な参加者。
    この他にも関連するアイデアを追加して、カテゴリーをカスタマイズしてみましょう。