TEAM

Who What When マトリクス

多くの会議では「次にするべきこと」や「アクション」の議論に終始します。会議での決定事項は抽象的なものが多く、特に期限を決められていないタスク表を乗り気でない参加者に配ることになります。「誰が」「何を」「いつ」というマトリクスを用いて議論を進めることで、タスクに対する明確なアクションと、そのタスクを誰がいつまでに完了させるかという約束を作ることができます。

  • 所要時間

    5〜60分

  • 参加人数

    2〜10名

  • 提供レベル

    低

  • 心理的安全性

    セーフゾーン

  • 用意するもの

    フリップチャートまたはホワイトボード 、筆記用具

進め方

  1. Step 1

    フリップチャートまたはホワイトボードに、Who（誰が）、What（何を）、When（いつまでに）と記したマトリクス(https://gamestorming.com/wp-content/uploads/2011/03/who-what-when-matrix.jpg)を作成します。

  2. Step 2

    習慣的に「What（やるべきタスク）」から始めてしまいそうですが、ここでは「Who（行動を起こす人）」から始めます。1番左の列にメンバー全員の名前を入れます。

  3. Step 3

    各メンバーに、今後どのような内容に取り組むのかを具体的に尋ねましょう。その取り組みの必要性に対する意見、次のステップを引き出します。 これを「What（何を）」の欄に記入してください。
    そして、それぞれの項目を「When（いつまでに）」実行するか尋ねます。

  4. Step 4

    アクションは自動的に起きるものではありません。また、人はアクションに対して強くコミットするものでもありません。一方で、お互いに対しては責任を感じます。取り組むべき事柄を「人を優先」して考えることで、いくつかの点が変化します。
    まず、取り組みに責任を持つのは、この場にいるメンバーたちであることが明確になります。
    第2に、仲間の前で公言をすることで、アクションを実行する可能性が高くなります。
    第3に、Who（誰が）、What（何を）、When（いつまでに）をするのか、そしてあまり貢献していない人が誰なのか明確になります。

  5. Step 5

    戦略
    このマトリックスを完成させると、チームとしてやるべきことが多くあることに気づくはずです。これはあまり貢献できていないメンバーが、自分の貢献度を高める方法がないかを考える良い機会です。他の人のタスクを助けることができるかもしれませんし、そもそもチームへの参加自体が不要だったかもしれません。

    メンバーは、人前で宣言したアクションを実行する可能性が高いです。しかしミーティング後にフォローアップする責任はこのセッションを実施した人にあります。メンバーに公言の内容をメールで送ってもらったり、最新情報として進捗状況をグループに共有してもよいでしょう。

*GamestormingのDave Grayが、Mike Bermanのビジネス・コーチング・メソッドを参考にデザイン。 日本語訳：Hyper Island Japan Team

TEAM

ジェットコースターチェックイン

この遊び心のあるメソッドは、参加者のテンションや感情を共有するために役立ちます。 チェックインとは、ミーティングやワークショップ、演習を始めるために行うものです。 ここでは、現在の状態をジェットコースターに例えて表現します。 参加者それぞれが、ジェットコースターのどのポイントにあるのかを説明します。

  • 所要時間

    5〜60分

  • 参加人数

    2〜40名

  • 提供レベル

    低

  • 心理的安全性

    セーフゾーン

  • 用意するもの

    複数色のペンまたはマーカー、フリップチャート、紙またはホワイトボード

進め方

  1. Step 1

    参加者をフリップチャートまたはホワイトボードの周りに「U」の字の形に集めてください。
    チェックインの目的を説明します。このメソッドは参加者の感情の熱量を測り、恐れ・懸念・必要性を表現するためのツールであること、また、楽しく視覚的な方法で参加者全体の感情を全員が把握するものであると伝えましょう。

    提供のヒント：
    参加者の中にはチェックインをしたくない人がいるかもしれません。全員にチェックインを行うよう伝えますが、チェックインをしない参加者がいる場合は、実施後にフォローが必要かどうかを確認しましょう。

  2. Step 2

    フリップチャートまたはホワイトボード全体に、ループ・急勾配・ガタガタなど、ジェットコースターのコースのような波線を描きます。

  3. Step 3

    ジェットコースターの波線上に、自分がどの場所にいるのかを自身で描き込んでもらいます。 次に、なぜコースターのその部分にいるのか、感情について説明してもらうよう伝えます。 Uの字形に並んでいる順番通り、またはランダムに1人ずつ行います。

  4. Step 4

    各参加者には必要なだけ時間を与えてください。一言でもいいですし、5～10分かかっても問題ありません。

  5. Step 5

    全員のチェックインが終わり時間が残っているようであれば、参加者全体でジェットコースターを見て、それについてどう思うか話し合いましょう。

*Hyper Island オリジナル – Johanna Olsson How to Start a Meeting (https://time.com/56823/how-to-start-a-meeting/)による記事を参考 日本語訳：Hyper Island Japan Team

WELL-BEING

前向きになる3ステップ

誰でも厳しい状況に陥ることがあるでしょう。人生は、良いことと悪いこと、明るいことと暗いこと、幸せなことと悲しいことなど、明暗や対照的なものに満ちています。 悪い状況のときには自分を良い状態に導くためのプロセスやツール、方法が必要です。また、物事が好転しているときには、自分自身を高め他の人をサポートするために必要なプロセスやツールを選ぶべきでしょう。

  • 所要時間

    5〜60分

  • 参加人数

    2〜10名

  • 提供レベル

    低

  • 心理的安全性

    セーフゾーン

  • 用意するもの

    紙とペン

進め方

  1. Step 1

    私たちは誰もが「落ち込む」ということを理解しています。なぜなら、鬱病と診断されていなくても、落ち込むことが普通にあるからです。もしも鬱病かもしれないと感じる場合、友人や精神科医に相談してください。Hyper Islandツールボックスにおけるウェルネスの目的は、セルフケアとセルフファシリテーションの方法を提供し、自分自身をベストな状態に保つことです。

    一旦立ち止まってみよう
    ペンと紙を持って、以下の3つの質問を書き出してみましょう。パソコンや携帯電話へ書き出すこともできますが、ペンと紙を使って昔ながらの方法でやってみるのもいいでしょう。

    ・私が前に進むために必要なものは何でしょうか？
    ・今日、自分をどのように励ますことができますか？
    ・他の人を励ますために何ができるでしょうか？

  2. Step 2

    ビジョン・ステートメントの作成
    ビジョン・ステートメントとは、未来がどのようになっているかを表すものです。
    Step 1が完了したら、自分の未来をどのようにしたいかについて考えてみましょう。今日でも、3週間後でも、3ヶ月後でも、3年後でも、設定のタイミングはあなた次第です。
    そして「自分は何がしたいのか？」と自分自身に聞いてみてください。

    ・幸せとは？
    ・良好な健康状態（精神的、肉体的）とは？
    ・良い習慣とは？
    ・良い人間関係とは？
    ・より良いバランスとは？
    ・新しいスキルとは？
    ・人とのつながりは？ 等

    次に自分を励ます言葉を作ってみましょう。
    すぐに思い出すことができるように、短い文章にしてください。

    励ます言葉が出てこない場合は、自分自身に「どのような気持ちになりたいのか？」を尋ねてみてください。

    ・幸せになりたいか？
    ・自信に満ちている人になりたいか？
    ・安らぎを得ていたいか？
    ・十分に休息が取れているか？
    ・健康でありたいか？
    ・有能でありたいか？
    ・役立つ人でありたいか？ 等

    次にあなたが尊敬する人を思い浮かべてみましょう。知り合いや、歴史上の人物、架空の人物、スーパーヒーロー、スピリチュアルアニマル（守護動物）など、あなたが尊敬する能力を持った、インスピレーションを得られる人であれば何でも構いません。
    彼らはどのような能力や資質を持っていますか？あなたを鼓舞する部分を特定してみましょう。

    そして、なりたい自分にとってインスピレーションを与える文章を作りましょう。

  3. Step 3

    小さな習慣を作る
    自分が何をしたいのか明確になったところで、今度は行動を整える番です。
    新たな小さな習慣を作りましょう（BJ Fogg）。

    小さな習慣とは：
    「1日1回以上、30秒以内で、ほとんど努力を必要としない個人的な行動」です。

    例：
    1日の終わりにもっとリラックスしたい。
    ・夕方のシャワーを浴びた後（アンカーモーメント＝きっかけ）に
    ・ソーシャルメディアの通知を全てオフにする（タイニービヘイビア＝小さな行動）。
    そして、それを脳に植え付けるために、
    ・注意力をコントロールできたことを褒める（セレブレーション＝祝福）。

    小さな習慣についてもっと知りたい方はTiny Habits 著者：BJ Fogg(https://tinyhabits.com/book/)を参照してください。

    この方法を楽しみ、ウェルネスを向上させたい人にぜひ共有してみましょう。

    実施のヒント：
    「完璧な人間はいない。だから鉛筆には消しゴムがついているのだ -ウルフガング・リーベ」

*Dawn Hoenieによって作成されました。 日本語訳：Hyper Island Japan Team

TEAM

始まりと終わりの質問

始まりと終わりの質問は、これから何かを一緒に行う際に、共通の雰囲気や文脈の基礎を作るものです。質問内容の設定は、思慮深く目的を持つことで効果が高まります。
始まりと終わりの質問では、参加者が今に集中して、発言し、意見を聞くことを促進します。
始まりの質問では、存在感、集中力、グループへのコミットメントが強調され、終わりの質問では、振り返りと完了が強調されます。

  • 所要時間

    5〜60分

  • 参加人数

    2〜40名以上

  • 提供レベル

    低

  • 心理的安全性

    セーフゾーン

  • 用意するもの

    なし

進め方

  1. Step 1

    効果的な会議には時間管理が重要です。議長やファシリテーターとして、始まりの質問に様々な条件を追加し、時間を管理しましょう。

    例：
    「一言で言えば…」
    「二言で言うと…」
    「一文で…」
    「3つのことを考えて…」
    「必要なだけ時間をかけて…」

    提供のヒント：
    始まりと終わりのプロセスは、ミーティングにおいて重要な意味を持っています。時間の無駄に感じるのであれば、会議との関連性を見直す必要があります。思慮深く、目的を持ち、意図を持って始まりと終わりの質問を設定することで、効果が高まります。

  2. Step 2

    質問を設定するにあたり、このような事を意識しましょう。
    参加者のレベルを考えてみましょう。彼らにとって有効な質問は何だろうか？
    文脈や全体の雰囲気を考えてみましょう。

    提供のヒント：
    ・実施時間はどのくらいありますか？
    参加者それぞれ、3～5分間の話をするような質問ができる時間がありますか？
    もしくは一言か二言か、それとも一文か二文の時間でしょうか？

    ・始まりの質問は、会議のアジェンダやミーティングの実施目的とどのように関連しますか？

    ・どのような雰囲気を作りたいですか？遊び心が必要ですか？真面目な雰囲気ですか？参加者の繋がりを強調するものですか？初対面同士なのでお互いのことを知る必要がありますか？

    ・考慮するべきポイント：
    参加者の状態はどのようなものでしょうか？参加者は何を望んでいますか？事前に衝突がありましたか？何かのお祝いや祝福をしたいのでしょうか？

    作りたい雰囲気やムードを促進する、会議のための質問を選びましょう。
    会議の目的に合わせて質問を調整してください。

    バーチャルまたはオンラインでの質問
    ・表示名に、自分の氏名と今の気分を書いてください。
    ・表示名に、自分の名前と今日の意気込みを書いてください。
    ・絵文字を使って表現してください。
    ・会議に向けての意気込みを10段階で画面に表示する。（手で表す、またはチャットへの入力）
    ・意気込みをポーズで見せる。
    ・バーチャル背景に意味を持たせて設定し、その意味を共有する。

    焦点を当てた質問
    ・この会議で達成したいことは何ですか？
    ・この会議を成功させるための意気込みを一言、二言、話してください。
    ・この会議を成功させるために、どのように貢献しますか？
    ・この会議で、あなた自身がどのような価値を提供しますか？
    ・この会議に完全に集中するために、何をしますか？

    汎用的な質問
    ・この会議に集中するため、何を共有する必要がありますか？
    ・この会議について、今どのように感じていますか？
    ・この会議に関してワクワクしていることや心配していることは何ですか？

    プロジェクト／ワークショップ／会議の初期での質問
    ・私は参加者に対し、何をもたらすだろうか？
    ・私は参加者と共に働くことをどのように感じているか？
    ・参加者に対する理想（ビジョン）は何か？

    プロジェクト／ワークショップ／会議の最中での質問
    ・私はこのチームで働いていることをどう感じているだろうか？
    ・自分がどのように感じているかを説明するには、どのようなメタファーを使えばいいだろうか？
    ・今、私の気持ちや気分を重くしているもの、逆に軽くしているものは何だろうか？
    ・前回会ってから何が起こったか？
    ・この会議に関連して、何か気づいたことはありますか？

    チームがお互いをよく知っている場合や、気が合うメンバー同士の場合には、質問に遊び心や楽しさを取り入れることができます。

    ・今日の気分を表す動物は？
    ・今日の気分を表す歌、映画、物語は？
    ・好きなスーパーヒーローポーズは何ですか？
    ・今日のエネルギーレベルと、その理由を一言。
    ・エネルギーと喜びをもたらしてくれるものは何か？
    ・最近経験した成功は何ですか？

    プロジェクト／ワークショップ／会議の終わりの質問
    ・今日の最大の学びや気づきは何ですか？
    ・次は何を変えてみようか？
    ・今回のプロジェクト／ワークショップ／会議で、最高だった事と最低だった事は何ですか？
    ・今日の1番の収穫（得たもの）は何ですか？

    オンラインでの終わりの質問
    ・あなたがどのくらい貢献したかをサムズアップ（いいね！）などのジェスチャーで表現してください。そしてその理由を一言（時間がない場合はチャットで）説明してください。
    ・今日の会議がうまくいったかどうか、表情やジェスチャーで表現してください。

  3. Step 3

    気をつけるポイント

    多くの人が会議に「始まりの質問」を実施したほうが良いと思いながらも、どうすればうまくいくのかわからず、やらずじまいです。
    いつも同じ質問をしていては効力が半減してしまうので、会議にとって関連性があり、魅力的な質問をすることが大切です。
    前回とは違う質問を用意することで、楽しく興味深いものにすることを心がけましょう。質問を考える際には会議の文脈、目的、そして意図に合っているか考えましょう。

    始まりと終わりの質問ジェネレータからインスピレーションを得てみましょう。
    ・Range(https://icebreaker.range.co/)
    ・tscheck(http://tscheck.in/)

*日本語訳：Hyper Island Japan Team